Ansvarsbesiktning

När konsultföretaget Ansvarsbesiktning AB skulle flytta till nya och större lokaler anlitade de Coromatic som tidigare levererat utrustning till deras serverhall. Företaget hade vuxit kraftigt vilket medfört att deras IT-infrastruktur blivit mer avancerad och komplex. Förutom att uppgradera och säkra sin IT-utrustning, ville de att Coromatic skulle ta det totala ansvaret för hela IT-flytten, en tjänst som visade sig ge mycket mer än bara en säker flytt av IT-systemen.

Ansvarsbesiktning AB utför årligen ca 400 olika uppdrag med omgivningskontroller i samband med olika bygg- och anläggningsprojekt. Deras huvudsakliga uppgift är bland annat att upprätta riskanalyser, besikta byggnader och anläggningar och utföra mätningar av hur olika former av markarbeten som sprängning, schaktning och pålning påverkar byggnader och anläggningar.

De har bland annat varit anlitade i arbetet med Södra länken, Citytunneln i Malmö och är just nu engagerade i det omfattande byggprojektet Citybanan. Alla mätningar som företaget utför lagras i en databas som alltid måste finnas tillgänglig för de byggansvariga. Ett krav var därför att flytten inte fick ske mellan kl.7.00- 22.30 måndag- fredag då sprängningsarbeten ofta pågår till kl.22.

Ett av argumenten för att ta hjälp av en teknisk projektledare med specialkunskaper inom IT-flytt, var att det skulle kosta oerhörda summor om företagets databas skulle gå ner under produktionstid. Vid tidigare flyttar hade företagets vd ensam agerat flyttledare och själv skött alla kontakter med de olika flytt och IT-konsulterna.

Förutom att det varit ett tidskrävande arbete, upplevde han det som om något alltid gått snett, vilket han ville förhindra denna gång. Med en mer komplex IT-utrustning var det oerhört viktigt att flytten gick rätt till denna gång och att det inte förekom några som helst störningar som skulle kunna äventyra tillgången till den viktiga mätdatabasen.

Noggranna förberedelser

Efter en inventering av de nya lokalerna, genomförde Coromatic en besiktning av de be-fintliga nätverken på den nya adressen. Efter att företagets serverhall installerats tog den tekniska projektledaren, som ansvarade för flytten vid och började omgående det förberedande arbetet. Bland annat besökte han det gamla kontoret, intervjuade vd:n, inventerade nätverk och servrar vilket resulterade i en ritning över det befintliga nätverket.

Garanterad flyttdag

När projektledaren var klar med inventeringen meddelade han Ansvarsbesiktning att det planerade flyttdatumet måste skjutas fram. I sin analys hade projektledaren nämligen kommit fram till att han inte kunde säkerställa företagets data till det planerade flyttdatumet. Däremot kunde han ge en ny flyttdag och en ny tidpunkt två veckor senare och en garanti på att flytten verkligen skulle ske då.

Sköter alla kontakter

En viktig del av projektledarens arbete var att förbereda flytten av företagets internetförbin-delser. Han tog därför kontakt med Ansvars-besiktnings internetleverantörer och passade samtidigt på att förhandla ner priset och öka näthastigheten.

Den tekniska projektledaren var även rådgivande när företaget ställdes inför valet mellan en eller två leverantörer. Projektledaren bokade även in externa IT-konsulter till flyttdagen med uppdrag att starta upp systemet på den nya adressen och han engagerade företagets egna resurser i form av installationstekniker med servicebil.

Projektledaren ordnade även fram flyttmaterial som t ex. bubbelplasthuvor, packtejp och nya korskopplingskablar, allt för att säkra den vik-tiga utrustningen under transporten.

Under hela förberedelsetiden gjorde projektledaren löpande avstämningar med vd:n på Ansvarsbesiktning.

Hur var det att låta någon annan flytta er IT-utrustning för första gången?

– Jag hade fullt förtroende för att det skulle fungera, jag kände mig helt lugn. Minns att jag tänkte: ”det här löser de åt mig” säger John Widmark, vd på Ansvarsbesiktning och lägger armarna i kors på bröstet för att visa hur lugn och trygg han kände sig under hela flyttprojektet.

Utförlig dokumentation

John Widmark berättar att företaget sparade både tid och pengar genom att anlita en flytt-projektledare från Coromatic med lång erfarenhet av att flytta IT-utrustning.

– Vi fick till exempel mer bandbredd för en lägre kostnad än tidigare. Projektledaren skapade också alla underlag för beslut och anlitade bara mig när han verkligen behövde.

Jag kunde istället ägna mig åt andra viktiga arbetsuppgifter. Något som John Widmark tyckte var väldigt positivt med flyttprojektet var det projektdo-kument som företaget fick av Coromatic efter flytten. Det innehåller en fullständig doku-mentation med instruktioner, ritningar och andra handlingar som rör deras nya datorhall.

Högre säkerhet än tidigare

– Att anlita en extern flyttprojektledare har också inneburit att vi höjt säkerheten i vår da-torhall. Projektledaren från Coromatic gjorde oss uppmärksamma på våra brister. Det vi-sade sig att vår verksamhet var sårbar utan att vi visste om det. Att köpa tjänsten IT-flytt gav mycket mer än en trygg flytt av vår IT-infrastruktur.

På köpet fick vi en bra inventering av den befintliga IT-miljön, det är värt mycket avslutar en nöjd John Widmark på Ansvarsbesiktning.