ORC Group – Kamp mot klockan vid sårbar IT-flytt

Som leverantör av bland annat mjukvarulösningar som ger den globala finansbranschen tillträde till världens börser, var det mycket som stod på spel när hela Orc Groups IT-infrastruktur med över 100 servrar skulle flyttas till den nya hallen i Stockholm.

 

Case study - ORC Group - Coromatic

 

När Peter Pei-Teh Gisseman och IT-konsulten Alexandra Nilsson berättar om sin fysiska IT-flytt förra året låter det som om de beskriver scenerna i en välproducerad actionfilm á la Hollywood. Det är hotbilder och fysiska utmaningar, tekniska detaljer och adrenalin och inte minst, en kamp mot klockan.

– Visst var det nervöst, menar IT-konsulten Alexandra Nilsson och markerar med röstläget hur allvarligt det hade varit om de misslyckats med uppdraget.

– En misslyckad flytt skulle kunna orsaka stor skada för verksamheten.

 

Självklart med flytthjälp

Det svenska mjukvaru- och tjänstebolaget Orc Group med över 400 anställda, har kontor i alla städer där de stora börserna är etablerade; New York, Tokyo, Hong Kong, Sidney, Frankfurt och London. Företagets huvudkontor ligger i Stockholm och här finns också huvuddelen av IT-miljön.

När det blev aktuellt med att flytta företagets primärsajt till en Co-locationsajt var det ett självklart val att anlita professionell IT-flytthjälp. Företaget, vars mjukvarulösningar används av investmentbanker och mäklarfirmor över hela världen, ville helt enkelt inte riskera att något gick fel när IT-infrastrukturen skulle flyttas.

 

Genomgång av lastkaj avgjorde

Orc Group tog in offerter från fyra IT-flyttfirmor som alla fick samma tid till förstudier och en genomgång tillsammans med företaget.

 

Case study - ORC Group - Coromatic

 

Varför fick Coromatic uppdraget att genomföra den viktiga flytten?

– Ni var mest noggranna, ni gick igenom allt: trösklar, byggnaden vi flyttade ifrån, vägen till den nya hallen, hissar och den nya serverhallen, berättar Peter Gisseman.

Peter minns exakt när han bestämde sig. Det var när projektledaren och hans medarbetare gick ut på lastkajen och mätte höjden med måttband för att försäkra sig om att lastbilarnas baklyftar skulle fungera.

– Det var ”the turning point” för mig, jag kände att jag verkligen kunde lita på att ni skulle göra ett bra jobb.

Peter är noga med att påpeka att han inte bara valde Coromatic för att de hade de rätta detaljkunskaperna, minst lika avgörande var hans positiva känsla av Coromatic.

Att de var den trygga dialog- och samarbetspartner han ansåg sig behöva för att ro iland hela flyttprojektet.

Dessutom togs det fram en noggrann plan för både sanering och flytt i etapper, för att undvika några som helst missöden.

 

Noggranna flyttförberedelser

Peters och Alexandras förberedande arbete startade långt innan de anlitade Coromatic.

— Vi ville verkligen visa för andra delar av företaget att vi skulle lyckas, säger Alexandra Nilsson. Några exempel på föreberedelser som Orc gjorde på egen hand var att köpa in extra skenor och att hyra in en hissmaskinist eftersom de bedömde att hissarna i huset inte vara tillräckligt pålitliga. De hyrde även in vakter, då kontoret ligger i centrala Stockholm och flytten var planerad till midnatt en löningsfredag.

Orc hade krävt att en provflytt med 10 servrar och ett fullskaletest skulle ingå i offerten. Efter provflytten insåg båda parter att det planerade tidsfönstret inte skulle hålla. För att tjäna tid valde de att förkablera ström och nätverk för alla servrar och för att skapa ytterligare tidsutrymme tog de även bort rackens fram – och baksidor. Detta för att personalen inte skulle stoppas av öppna dörrar utan fritt kunna röra sig inne i hallen.

 

42 timmars tidsfönster

Orc Groups tradingavdelning handlar med världens ledande börser, som t ex. New York-börsen och de är helt beroende av att företagets infrastruktur fungerar. När systemet stängdes ner för flytten klockan 24.00, svensk tid den aktuella fredagskvällen (18.00 i New York), hade teamet från Coromatic och Orc exakt 42 timmar på sig att genomföra IT-flytten. Kravet var att flytten skulle vara avslutad när den viktiga Asienmarknaden öppnade vid 7.00 på måndagsmorgonen, d.v.s. Söndag kl.18.00, svensk tid.

 

Många utmaningar

Utmaningarna vid flytten var många, trots Orcs och Coromatics noggranna förberedelser. De skulle hinna med två flyttvändor, vilket handlade om en sträcka på 2 mil, enkel resa. Det var många servrar som skulle flyttas i trånga utrymmen via gamla, opålitliga hissar. Flytten skulle dessutom ske mitt i natten. Provflytten med 10 rack hade tagit 4 timmar. Skulle de hinna? Och det absolut viktigaste, skulle systemet fungera efter flytten?

Under tidsfönstret på 42 timmar skulle servrarna stängas ner, avkableras, tas ur racken för att sedan packas ner och med lastbil transporteras till den nya hallen. Där skulle de packas upp, placeras i racken och kableras innan de var redo för testkörning.

 

Slog vad med skeptisk chef

IT-flytt projektledaren från Coromatic lovade att hans team skulle vara klara med sitt arbete vid 08.00 på lördagsmorgonen men Peters chef var skeptisk till tidsplanen, kunde den verkligen hålla? Peter var själv så övertygad om motsatsen att vände sig till sin chef och sa: ”I bet my watch! När du kommer till Co-locationsajten med SAN:et på lördag är vi redan klara!”. Om jag ska göra en ny IT-flytt kommer jag att välja Coromatic igen, säger Peter med övertygelse i rösten

när Coromatic träffar ho-nom och Alexandra Nilsson ett par veckor efter den stora flytten, som lyckades över all förväntan.

— Styrkan i vårt samarbete var dialogen, att vi hade ett IT-flyttsproffs som bollplank. Vi fick värdefull information om vilka problem som kunde uppstå och vad vi kunde göra för att förebygga dem. Ett exempel på detta var ett av de första råden de fick av Coromatic, att numrera alla kablar och sammanställa resultatet i listor. Peter menar, med facit i hand, att det var ett starkt bidrag till att flytten blev så lyckad.

— Men också om att vi hade så kul tillsammans, det var verkligen roligt att flytta.

 

Flytten avslutad i god tid

Peter trodde att han skulle hinna träffa den flyttansvariga projektledaren från Coromatic när han började sitt pass vid 06.00 på lördagen men projektledaren och de flesta installationsteknikerna hade redan hunnit lämna hallen när Peter Gisseman anlände.

Alla servar och kablar var färdigmonterade vid 05.30 och redan vid 08.30 var flytten helt avslutad för Coromatics del. Då hade mailen varit nere i totalt fyra timmar. Söndag lunch var det Peter och Alexandras stund att andas ut, systemen var i gång och rullade och därmed var den stora serverflytten i hamn.

 

Hur gick det med vadslagningen då, Peter?

— Äh, min chef slog aldrig vad om något tillbaka, men jag behöll ju min klocka! säger Peter Pei-Teh Gisseman och ser inte alltför besviken ut. Men så var också Orc Groups viktiga IT-flytt klar sex timmar innan Asienbörsen öppnade på måndagsmorgonen.


Kontakta oss

Samtycke