Kundcase: Smidig flytt av datacentret när GS-facket invigde nya lokaler

Utmaningen

När GS-facket skulle byta lokaler, behövde även hela datacentret flytta med. Utmaningen var framför allt att flytta den känsliga utrustningen, utan att verksamheten skulle påverkas. Coromatic fick uppdraget att designa, bygga och flytta anläggningen så att allt skulle vara samordnat med övriga organisationens flytt.

Lösningen

Genom att ta ett helhetsansvar för entreprenaden och alla underleverantörer kunde varje detalj i installations- och flyttfasen planeras och genomföras med precision.

Resultatet

Helt utan avbrott kunde GS-fackets IT-utrustning flyttas till ett nytt modernt datacenter som uppfyller organisationens höga krav på säkerhet och tillförlitlighet.

GS-facket är ett fackförbund som organiserar arbetstagare inom skogs- trä- och grafiska branscherna. Förbundet har 40 000 medlemmar och finns representerade i alla landets kommuner med kontor från Helsingborg i söder till Skellefteå i norr. IT-infrastrukturen är ett viktigt nav i verksamheten där all medlemsdata och betalningsflöden hanteras. På senare år har mycket av organisationens system och data ”flyttats hem”, och idag driftar förbundet allt mer i egen regi.

• Vårt mål har varit att ta hem så mycket av driften som möjligt. Det är känsliga system och känslig information vi hanterar och med den utveckling som sker i omvärlden vad gäller både säkerhet och GDPR, så har vi beslutat att så mycket som möjligt av system och data ska driftas i ett eget datacenter, säger Krister Ellström som är IT-chef på förbundet.

Mot bakgrund av detta så ställdes det också extra höga krav när verksamheten inklusive all IT-infrastruktur skulle flytta till nya lokaler. Ett avbrott skulle kunna innebära att både medlemsärenden och betalningar inte skulle kunna hanteras.

• Vi hade ju ingen erfarenhet sedan tidigare av ett sådant här flyttprojekt och jag identifierade snabbt att både installation av utrustning och flytt måste göras av någon som har specialistkompetens inom området, och inte av fastighetsvärden som i övrigt hanterade allt praktiskt kring det nya kontoret, fortsätter Krister Ellström.

En månad från start till mål

Coromatics arbete med att installera all infrastruktur och utrustning till det som skulle bli det nya datacentret tog cirka en månad från projektstart till färdig installation. I uppdraget ingick också att hålla ihop helheten och att ansvara för tidplanen.

• Det var en enorm trygghet att jobba med Coromatic och så här i efterhand kan jag konstatera att det hade varit omöjligt för mig och mitt team att ha koll på alla detaljer. Nu fick vi en perfekt leverans på avtalad tid och helt utan avbrott, säger Krister Ellström. De gjorde en toppenjobb och vi kände oss väldigt trygga med hela processen.

Från de nya lokalerna och med det nya datacentret på plats, fortsätter Krister och hans team att utveckla verksamheten. Nästa mål är att sjösätta ett egenutvecklat medlemssystem som också ska driftas i datacentret. För den IT- eller verksamhetschef som ska planera för en flytt, ger Krister följande tre råd:

• Planera i god tid och identifiera potentiella risker med en flytt.
• Ta hjälp av ett proffs som kan ta ansvar för helheten från design till installation och flytt av IT-utrustningen.
• Låt dina experter ta ansvar för att projektleda och fördela arbetet så att de blir tydligt vem som gör vad och när i förhållande till både leverantörer och en eventuell fastighetsvärd.