EY

EY är en av Sveriges och världens ledande rådgivare inom skatt, revision, management och transaktionsstrategier. En ny global verksamhetsstrategi med devisen ”building a better working world” skulle implementeras, och då uppstod behovet av att hitta ett nytt kontor där lokalerna kunde fungera som en katalysator för den globala strategin i Sverige.

Målet var att skapa en mer modern arbetsplats med möjlighet till ökad flexibilitet i var och hur man jobbar och inte minst främja en samarbetskultur över affärsområdesgränserna.

En annan viktig grundpelare för verksamheten och därmed det nya kontoret är hållbarhet, med målet att organisationen ska vara klimatnegativ år 2025.

Det nya kontoret skulle bli själva sinnebilden för en modern arbetsplats med flexibla arbetsytor, där ventilation, ljus och luftfuktighet anpassas utifrån vilka ytor som för tillfället används och där alla system för flöden av människor i lokalerna går att överblicka i den nya EY-appen, för exempelvis smidig bokning av arbetsplatser. Lokalerna måste också hålla en hög nivå av säkerhet med inpasseringssystem och säkerhetskameror för att leva upp till de högt ställda krav som finns, baserat på den mycket känsliga kunddata som EY hanterar.

– Det här är inte bara ett nytt kontor, utan en del av en transformation av hela verksamheten där kontoret är navet, säger Jessica Schmidt, till vardags managementkonsult på EY och ansvarig projekt- och programledare för det nya kontoret. Coromatic förstod våra behov och kunde hjälpa oss att hitta de bästa lösningarna under hela projektet, som dessutom hade väldigt tighta tidsramar.

1550 medarbetare på halverad yta

På senare år har många verksamheter reducerat antalet arbetsplatser på grund av att många medarbetare ändå inte är i lokalerna. EY har tänkt tvärtom och och trots att de har halverat antalet kvadratmeter, så har EY ökat antal arbetsplatser med 7% med målet att alla som behöver och vill ska kunna vara på kontoret samtidigt. Däremot har inte alla 1550 medarbetarna en egen skrivbordsyta, utan platserna fördelar sig på skrivbord, soffor och olika mötesplatser i lokalerna. Något som ställer krav på alltifrån el- till nätverksuppkopplingar.

– Våra skallkrav på tillgänglighet, säkerhet och redundans är höga. I kombination med att allt är uppkopplat i våra lokaler och arbetsplatserna flexibla, så ställer det extra stora krav på både it-infrastruktur och el, säger Zakaria Rahmani, delprojektledare för teknologi och IT inom projektet.

Coromatic kunde hjälpa oss med att integrera alla de här delarna på ett väldigt smidigt sätt, där vi annars hade behövt engagera flera olika leverantörer för att klara alla utmaningar.

Pandemin höjde nivån av digitalisering

Som för så många andra verksamheter har nya kreativa arbetsmetoder sett dagens ljus under pandemin, några av dem tror EY är här för att stanna. Till exempel fattades beslutet att två studios för livesändningar av webinarer skulle upprättas permanent som en följd av detta.

– Den digitala mötesinfrastrukturen i lokalerna har vi höjt en nivå än vad som var tänkt från början på grund av pandemin. Vi har tidigare bjudit in till frukostföreläsningar ganska frekvent, men jag tror vi alla insett att det är mycket bättre och smidigare att både genomföra och närvara på en digital föreläsning även efter pandemin, kommenterar Jessica Schmidt.

Även alla mötesrum är utrustade med avancerad ljud- och bildteknik för att den digitala mötesupplevelsen ska bli optimal, och där Coromatic säkerställt att nätverksinfrastrukturen klarar de höga prestandakraven.

Tydlig kravspec och ambition viktiga parametrar

En flytt av den här magnituden kräver sin planering, och att designa ett kontor där i princip alla funktioner som kan vara smarta i form av att de är uppkopplade är det, kräver att det finns ett långsiktigt tänkande vad gäller dimensionering. Så vilka är då EY:s råd till den som ska flytta en arbetsplats eller bygga ett nytt smart kontor?

– Jobba utifrån en tydlig ambition och ställ er frågan varför ni gör detta först och främst. Utgå sedan all planering utifrån medarbetarnas behov och involvera högsta ledningen i de viktigaste besluten, säger Jessica Schmidt. Och ta hjälp av experter som Coromatic för att få råd kring hur den digitala infrastrukturen ska designas och dimensioneras för att fungera både idag och i framtiden.