Växjö Kommun – grön datorhall

Hade inte allt fungerat hade inget fungerat

Den nya, gröna datorhallen i Växjö stod ståtligt klar för invigning i oktober 2012. Hallen var resultatet av ett samarbete mellan Wexnet, Växjö kommun, Kronobergs läns landsting och företaget Visma och är en symbol för såväl framtidens gröna IT som för Växjös viktiga klimatsatsningar.

Stora utmaningar

— Det känns speciellt att ha varit med och gjort denna gröna hall verklig, att på riktigt vara en del av det gröna tänket som både Växjö och Coromatic står för. Men vägen dit kantades av stora utmaningar vilka vi kämpat mot tillsammans som ett team säger Niklas Hörling, IT-arkitekt på Växjö kommun.

Varje sanerings- och flyttetapp skedde med två veckors mellanrum under en period mellan augusti och oktober. All sanering och flytt genomfördes under kvälls- och helgtid, för att i största möjliga utsträckning minimera driftstörningar i de samhällskritiska systemen. Klockan 14 den sista söndagen under etapp fem var tiden inne för det slutliga testet.

Ett avgörande ögonblick för både Peter och kommunen – skulle alla IT-system och all kommunikation fungera? Testet lyckades och klockan 17 samma dag kunde hela teamet åka hem och andas ut i väntan på en ny, mer normal arbetsvecka.

Helheten är kärnan

— Noggrann informationsinhämtning, kartläggning av beroendeförhållandena, en tydlig kravställning och ett högt säkerhetstänkande i kombination med flexibilitet, förståelse och ett fantastiskt teamwork var förklaringen till att sanerings- och flyttprojektet gick så bra som det gjorde.

— Det är så många faktorer som måste ses som avgörande för detta minst sagt utmanande arbete, därmed är det just helheten som måste belysas. Hade inte allt fungerat hade inget fungerat, en uppgift som krävde Peters långa erfarenhet och som sköttes med bravur, avslutar Niklas Hörling.

Nya utmaningar

När flyttplaneringen från Växjö kommuns gamla hall skulle påbörjas upptäcktes det att arbetet inte skulle bli någon dans på rosor; ett renoveringsarbete i kommunhuset, med slarvigt förtäckta ventilationstrummor, hade resulterat i att ett tjockt lager byggdamm hade kontaminerat både serverrummet och all befintlig utrustning i det. Det gav IT-flytten en helt annan dimension och ställde nya tuffa krav på flyttprojektet.

Den nödvändiga saneringen orsakade i sig ett flertal utmaningar för planeringen av den viktiga IT-flytten. Den ursprungliga tidplanen sattes ur spel och det var ett komplicerat samspel mellan de olika projekten där beroendefaktorerna var många för att få allt att fungera. Detta innebar även en kostnad som inte fanns med i den ursprungliga kalkylen. Plötsligt uppstod många nya utmaningar som var direkt kopplade till de samhällskritiska kommunikationssystemen inom kommunen.

Systemen, som styr allt från trafikljus och telefoni till räddningstjänst och vårdjournaler, påverkar både anställda, invånare, företag, elever och till och med grann-kommunen Tingsryd. Ett avbrott i denna IT-infrastruktur är därför samhällskritiskt.

För sent att backa

Ingen på kommunen var beredd att backa undan från utmaningarna och alla inblandade var lika engagerade hela vägen. Växjö kommun efterfrågade direkt extern expertis och Peter Milos, Coromatics IT-flyttexpert, engagerades som projektledare i april 2012.

Hans arbetsbeskrivning var kortfattad men långt ifrån enkel; att lösa sanering och flytt med minimal nedtid. I den beskrivningen ingick ett brett spann av arbetsuppgifter; diskussioner med försäkringsbolag och jurister, framtagning av beslutsunderlag och planer, resursstyrning, teknisk rådgivning, kommunikationsinsatser, informationshantering, planering, sanering och IT-flytt – utan något avbrott på vägen.

Peter upptäckte tidigt, tillsammans med kommunens IT-projektledare och IT-arkitekt, att nyckeln till framgång låg i planeringen. Den noggranna detaljplaneringen innefattade alltifrån riskanalyser tillsammans med säkerhetsavdelningen till inventering av varenda kabel för att kartlägga omfattningen och därmed sprida riskerna och minimera nedtiden för både sanering och flytt. Dessutom togs det fram en noggrann plan för både sanering och flytt i etapper, för att undvika några som helst missöden.

Saneringen

Saneringsplanen var klar strax före midsommar. I stället för att sanera och flytta 147 datorer, över 500 kablar, över 600 IT-system, tolv rack samt ventilationskanaler, kabelstegar, väggar, golv och tak i serverrummet under en kort och koncentrerad period togs beslutet att sanering skulle ske i samband med respektive flyttetapp.

Det första steget i flytten var att ena halvan av kommunikationsutrustningen sanerades och flyttades. När den etappen var klar startade etapp två, under vilken en ny virtualiserings- och lagringsplattform byggdes upp och cirka 200 virtuella servrar kunde migreras över nätverket till den nya gröna hallen utan sanering.

Etapp tre bestod av att flytta telefonisystemen, vars ena del lämnades kvar i en ren miljö i kommunhuset. Den andra delen, som består av en helt ny IT-infrastruktur, installerades i den nya hallen. Den fjärde etappen innebar en stor bulkflytt med sanering och flytt av närmare 70 fysiska enheter under en och samma helg. Slutligen sanerades och flyttades den andra halvan av kommunikationsutrustningen under etapp fem.

Varje sanerings- och flyttetapp skedde med två veckors mellanrum under en period mellan augusti och oktober. All sanering och flytt genomfördes under kvälls- och helgtid, för att i största möjliga utsträckning minimera driftstörningar i de samhällskritiska systemen. Klockan 14 den sista söndagen under etapp fem var tiden inne för det slutliga testet.

Ett avgörande ögonblick för både Peter och kommunen – skulle alla IT-system och all kommunikation fungera? Testet lyckades och klockan 17 samma dag kunde hela teamet åka hem och andas ut i väntan på en ny, mer normal arbetsvecka.

Helheten är kärnan

— Noggrann informationsinhämtning, kartläggning av beroendeförhållandena, en tydlig kravställning och ett högt säkerhetstänkande i kombination med flexibilitet, förståelse och ett fantastiskt teamwork var förklaringen till att sanerings- och flyttprojektet gick så bra som det gjorde.

— Det är så många faktorer som måste ses som avgörande för detta minst sagt utmanande arbete, därmed är det just helheten som måste belysas. Hade inte allt fungerat hade inget fungerat, en uppgift som krävde Peters långa erfarenhet och som sköttes med bravur, avslutar Niklas Hörling.